Le véritable impact du RPA pour la comptabilité

Les humains et les robots peuvent-ils travailler ensemble pour améliorer la fonction financière ? Plutôt que de provoquer des licenciements massifs, l'automatisation des processus robotisés (RPA) devrait permettre de réaliser des gains d'efficacité et de permettre aux êtres humains d'effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée.

L'essentiel

Les humains et les robots travaillant côte à côte seront une caractéristique de base du monde du travail.

Les robots des services financiers sont rentables et devraient réduire les risques car ils font moins d'erreurs et travaillent plus rapidement.

Plutôt que de provoquer des licenciements massifs, l'automatisation des processus robotisés devrait permettre de réaliser des gains d'efficacité et de permettre aux humains d'effectuer un travail à plus forte valeur ajoutée.

Il n'y a pas si longtemps, un conseiller technico-commercial en RPA, a mis en œuvre l'automatisation des processus robotisés (RPA) dans le système commercial d'un client et a rencontré un responsable financier qui passait deux jours par semaine à vérifier une feuille de calcul à la recherche d'erreurs.

La responsable financière a estimé que le travail qu'elle a effectué pour trouver et enquêter sur les erreurs a permis à l'entreprise d'économiser environ 200 000 dollars australiens par an, et elle a été horrifiée lorsque M. Day a terminé la mise en œuvre de la RPA.

Alors que la directrice du bureau n'a pu vérifier que 10 % de la feuille de calcul sur deux jours, le robot a pu en vérifier 100 % et présenter des anomalies pour que la directrice financière puisse enquêter.

Je me souviens encore avoir dit "Voici le robot", puis avoir appuyé sur le bouton", selon le commercial en RPA.

Elle m'a regardé et m'a dit : "Je viens de perdre mon emploi".

Day et son équipe ont enquêté, et ont découvert que parce que le robot était capable de vérifier la totalité de la feuille de calcul au lieu des 10 % réalisables par le directeur financier, son travail de suivi valait désormais 1 million de dollars australiens pour l'entreprise.

Elle a regardé les chiffres et a dit : "J'aime ce robot", puis sa question suivante a été de savoir si nous pensions qu'elle devait demander une augmentation de salaire", dit-il.

Le commercial raconte cette histoire pour illustrer son propos : l'avènement de la RPA ne détruira pas d'emplois et n'entraînera pas de licenciements massifs dans le secteur de la finance.

Au contraire, elle réduira la corvée de nombreuses tâches manuelles qui sont effectuées aujourd'hui et améliorera la qualité du travail, tout en permettant de réaliser des gains d'efficacité et de valeur pour l'entreprise.

Rencontre avec le robot

À l'avenir, dit-il, il sera courant que les humains et les robots travaillent ensemble, et que les équipes de travail soient décrites comme étant composées de "trois personnes et deux robots".

La grande différence est que le robot sera là 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et "fera toujours ce qu'on lui dira".

Ce robot peut travailler sur votre bureau et commencer à traiter des données pendant que vous travaillez", explique le commercial

Vous n'aurez qu'à appuyer sur un bouton et à envoyer votre robot faire quelque chose pendant que vous faites un autre travail.

RPA n'est pas un bandaid pour un mauvais processus. Notre mantra est de rendre l'humain à l'humain. La façon dont nous le faisons est d'examiner tout processus qui est numérisé et comment il peut être rationalisé et automatisé.

Les robots des services financiers sont à bien des égards le meilleur des deux mondes, dit-il. Ils sont bon marché et réduisent les risques car ils font moins d'erreurs et travaillent plus rapidement.

Toutes les entreprises sont susceptibles de mettre en œuvre des robots dans une certaine mesure. Si les avantages en termes de processus et de conformité sont évidents, ce qui ne l'est pas autant, c'est la gestion du changement : la façon dont les humains vont se familiariser avec les robots et les accueillir dans leur environnement de travail.

Une entreprise qui a fait cela est le grossiste australien Metcash, qui travaille avec des détaillants indépendants.

RPA et la fonction financière

Jennifer Mitchell, responsable de programme chez Metcash, a présenté l'étude de cas de l'entreprise lors de la conférence annuelle sur l’ordre des experts comptables australiens.

Le projet RPA, vieux de six mois, appartient à l'entreprise et est financé par le directeur financier. Un comité directeur a identifié les opportunités qui s'attaquent aux fruits les plus faciles à obtenir, comme les rapprochements et les processus de saisie de données, qui montrent à quel point RPA est facile à mettre en œuvre, dit-elle.

Chaque fois que nous améliorons un processus et que nous installons un robot, nous le signalons au directeur financier en tant que sponsor, et il le signale à l'équipe de direction. Nos équipes se parlent ; nous avons un engagement informel et formel, de haut en bas, des parties prenantes.

Le mandat consiste à simplifier et à automatiser les tâches répétitives et de faible valeur.

RPA n'est pas un bandaid pour un mauvais processus. Notre mantra est de rendre à l'humain ce qu'il est, et la façon dont nous le faisons est d'examiner tout processus qui est numérisé et comment il peut être simplifié et automatisé.

Tout processus qui utilise vos doigts et non votre tête est ouvert à l'automatisation. Le résultat est que c'est une macro trop zélée qui fait le travail à votre place. C'est un excès de zèle, mais c'est très honnête.

En France, un expert-comptable en ligne fait figure de précurseur en matière d’automatisation de type RPA et se fondant aussi sur l’intelligence artificielle : il a commencé par intégrer à sa plateforme de comptabilité en ligne, des applications recourant à la reconnaissance d’image et à l’OCR pour décoder le contenu des factures et même les rapprocher d’écritures bancaires.

Les économies du RPA

Certaines des économies réalisées ont montré à quel point les processus peuvent être laborieux, dont beaucoup étaient fondés sur la saisie manuelle de données dans des systèmes existants qui ne pouvaient pas être intégrés dans les systèmes actuels.

Une entreprise ayant mis en place le RPA affirme qu’elle a économisé deux jours par semaine sur la saisie de données pour un membre de l'équipe en simplifiant et en automatisant un processus.

Les robots, qui ont reçu des noms tels que "Chuck" et "Tradie", sont également peu coûteux à exploiter et faciles à mettre en œuvre. Il faut compter environ quatre à six semaines pour passer de l'idée à la fonctionnalité.

"Nous avons une vingtaine d'opportunités en réserve et nous espérons réaliser 30 projets d'ici l'exercice financier 2020", explique M. Mitchell.

Cela semble beaucoup, mais ils sont rapides et faciles à réaliser. Ces robots ont été bien accueillis par les employés, qui comprennent que la RPA ne vise pas à réduire les coûts, mais à gagner du temps et à apporter une valeur ajoutée aux emplois.

"Nous avons de très bons employés que nous voulons vraiment garder, et nous ne les garderons pas en gardant leurs emplois ennuyeux", déclare M. Mitchell. Pour les humains, son jugement est que ceux qui embrassent les robots peuvent rendre la transition positive. Comme le directeur financier dans l'exemple de Day, ils ont juste besoin de voir où ils peuvent appliquer leurs meilleures compétences et devenir plus proactifs dans leur rôle.

Anne La Fontaine, directrice de la finance commerciale de l'UiPath - APAC et Inde, déclare que le RPA "modifie la pyramide du travail" dans les organisations et réduit le niveau des transactions.

Pour les personnes situées au bas de cette pyramide, qui ont traditionnellement effectué un travail à forte intensité de main-d'œuvre, il s'agit véritablement d'une révolution industrielle, ce qui signifie qu'elles peuvent en fin de compte trouver une nouvelle valeur à leur travail et s'orienter "vers une amélioration de leur contribution aux partenariats commerciaux".

Elle appelle les gens à adopter un "état d'esprit axé sur l'automatisation", qui englobe le changement, et l'idée d'une "main-d'œuvre numérique", qui combine les humains et les robots pour obtenir des résultats commerciaux.

La RPA, dit-elle, transforme le lieu où le travail est effectué, ce qui est fait et qui fait le travail.

Des éléments essentiels de la fonction financière seront maintenus et renforcés par la RPA.

L'indépendance, l'interprétation et le jugement, tous ces éléments seront maintenus.

Un état d'esprit axé sur l'automatisation permet à l'homme d'effectuer davantage d'analyses basées sur les données, et une fois que vous avez adopté cela, cela change la donne".

Au-delà des données

Expliquer les données aux clients implique bien plus que de simples données.

Lorsqu'un comptable s'assoit avec un client pour lui expliquer et interpréter des données, la réalité est que le client ne reçoit au départ qu'environ 10 % de ce qu'on lui dit.

Catherine Gillespie, directrice générale de la société de conseil Workplace Conflict Resolution, explique que les 90 % restants de l'attention du client portent sur le ton verbal et l'émotion de la présentation, 50 % provenant de la lecture du langage corporel.

Vous pensez probablement que si vos données et votre analyse sont correctes, vos données devraient parler d'elles-mêmes…. En réalité, c’est plus difficile...

Les clients, explique M. Gillespie, sont fortement influencés par le langage corporel dès le début de toute interaction. La personne à qui ils parlent établit-elle un contact visuel ? Se détourne-t-elle légèrement d'elle, joue-t-elle avec sa montre ou cliquete-t-elle continuellement sur son stylo ?

En répondant à la parole, les clients sont d'abord plus concentrés sur la façon dont les mots sont prononcés que sur leur contenu réel : "Vous êtes là pour parler des données, mais avant qu'ils n'entendent quoi que ce soit, ils vous résument et essaient de comprendre ce que vous me dites et quels sont vos objectifs cachés", explique M. Gillespie.

"Les informations que les gens recueillent et traitent instantanément sont celles dont ils vont d'abord prendre connaissance".

Toute personne travaillant dans le secteur des services aux personnes doit comprendre son propre style de communication et essayer de se familiariser avec celui des clients. Ne pas le faire crée des frictions potentielles, dit-elle.

La responsabilité de gérer la communication et d'être sensible aux différences n'incombe pas au client, mais au prestataire de services.

"Souvent, nous pouvons être prompts à blâmer le client, et dire qu'il manque de perspective ou qu'il ne connaît pas les règles", dit Gillespie.

"Il peut y avoir un élément de vérité et vous pouvez en rester là, ou vous pouvez aller plus loin et prendre la responsabilité de la qualité de la communication".